[ERP] Các tính năng chính của module quản lý kho vận (Inventory)

Việc quản lý kho vận, chuỗi cung ứng sao cho hiệu quả từ lâu đã là một vấn đề đau đầu đối với các doanh nghiệp. Trong những năm gần đây, với sự ra đời của một loạt các giải pháp số hoá nghiệp vụ kho vận, việc quản lý kho hàng nhìn chung đã trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Một phần mềm quản lý kho hiệu quả trong hệ thống ERP cần đảm bảo những tính năng sau:

1. Cấu hình, thiết lập kho, địa điểm kho

Kho hàng (Warehouse) trong phần mềm quản lý kho được định nghĩa dành cho các địa điểm vật lý. Khi bạn thực hiện hoạt động mua hàng hóa, vật tư, thiết bị… bạn cần chỉ ra một địa điểm trong kho hàng mà bạn sử dụng cho hoạt động này. Cũng như địa điểm xuất hàng hóa khi thực hiện hoạt động bán hàng.

Địa điểm kho (Location) là một phần của kho hàng trong cấu trúc kho của hệ thống được phân cấp nhiều tầng. Mỗi địa điểm được hiểu như là nơi lưu trữ thật các hàng hóa, vật tư, nằm trong kho hàng.

Địa điểm bao gồm có 8 loại:

• Địa điểm nhà cung cấp: Địa điểm ảo đại diện cho địa điểm nguồn sản phẩm được cung cấp bởi nhà cung cấp.
• Địa điểm nội bộ: Địa điểm vật lý bên trong hệ thống kho. Nơi hàng hóa được lưu trữ thực sự.
• Địa điểm chỉ xem: Địa điểm ảo để xây dựng cấu trúc con của địa điểm nội bộ, chỉ có tác dụng tổ chức các địa điểm khác.
• Địa điểm khách hàng: Địa điểm ảo đại diện cho địa điểm đích sản phẩm được giao cho khách hàng.
• Địa điểm kiểm kê: Địa điểm ảo được sử dụng làm địa điểm đối ứng cho các hoạt động kiểm kê, được sử dụng để hiệu chỉnh mức tồn kho (Kiểm kho vật lý).
• Địa điểm mua sắm/cung ứng: Địa điểm ảo được sử dụng như một địa điểm đối ứng tạm thời cho các hoạt động cung ứng khi mà địa điểm nguồn chưa được (nhà cung cấp hoặc sản xuất) biết.
• Địa điểm khách hàng: Địa điểm ảo này sẽ trống rỗng sau khi lệnh cung ứng chạy xong.
• Địa điểm sản xuất: Địa điểm ảo đối ứng dùng trong các hoạt động sản xuất: nguyên vật liệu được tiêu thụ trong quá trình sản xuất sẽ được đưa vào đây và các thành phẩm sẽ từ đây ra.
• Địa điểm chuyển tiếp: Địa điểm đối ứng mà được sử dụng trong các hoạt động dịch chuyển hàng hoá liên kho hoặc liên công ty.

Ngoài việc cấu hình kho hàng, địa điểm kho, người quản lý cần phải chọn chiến lược xuất kho, nhập kho phù hợp và độ phức tạp và chi tiết của nghiệp vụ xuất, nhập các lô hàng.

2. Quản lý cấu hình sản phẩm trong kho

Phần mềm quản lý kho cần đảm bảo phân loại được sản phẩm theo các thuộc tính:

• Các thông tin chung
  • Giá bán: giá cơ bản để tính toán giá bán
  • Chi phí: giá vốn của sản phẩm
  • Loại sản phẩm (sản phẩm tiêu dùng, dịch vụ, sản phẩm lưu kho)
  • Nhóm: sản phẩm đó thuộc nhóm nào (phương pháp tính giá vốn và tuyến cung ứng)
  • Mã tham chiếu nội bộ: Mã của sản phẩm dùng để lưu hành trong nội bộ công ty
• Các biến thể sản phẩm
  • Thuộc tính của biến thể
  • Giá tăng thêm (nếu có)
  • Giá nhập của từng biến thể từ các nhà cung cấp khác nhau
• Cấu hình kho vận
  • Tuyến cung ứng: Xác định tuyến đường cung cấp sản phẩm: Mua (sản phẩm sẽ được mua về), Sản xuất (sản phẩm được sản xuất), Bán hàng không vận chuyển (Mua hàng từ NCC và chuyển cho KH mà không lưu kho), Cung ứng theo đơn hàng MTO (Khi có đơn bán hàng cho KH thì mới đặt mua hàng từ NCC)
  • Ngày an toàn sản xuất: Khoảng thời gian đảm bảo hàng được giao đến cho KH trước ngày dự kiến
  • Thời gian giao hàng: Khoảng thời gian giao hàng cho KH từ lúc đặt hàng đến lúc KH nhận được hàng
• Cấu hình kế toán
  • Thuế khách hàng: Thuế khi bán sản phẩm cho KH.
  • Thuế nhà cung cấp: Thuế khi mua sản phẩm từ NCC
  • Chính sách kiểm soát: Theo số lượng mua (Kiểm soát hóa đơn dựa trên số lượng mua theo đơn đặt hàng), Theo số lượng nhận (Kiểm soát hóa đơn dựa trên số lượng nhận theo lô hàng)
  • Chính sách xuất hóa đơn: Theo số lượng đặt hàng hoặc Theo số lượng giao
• Cập nhật số lượng tồn kho của sản phẩm

3. Quản lý nghiệp vụ kho vận: nhập hàng, xuất hàng, dịch chuyển nội bộ

Hoạt động nhập hàng (Receipts) diễn ra khi kho tiến hành ghi nhận hàng nhập từ nhà cung cấp vào hệ thống. Đơn hàng nhập có thể tự tạo khi nhập hàng hoặc đến từ module Thu mua (Purchase). Với các doanh nghiệp có số lượng sản phẩm lớn, lượng hàng nhập một ngày nhiều hoặc có đặc thù sản phẩm riêng thì quy trình nhập hàng vào kho bao gồm có 3 bước:

• Vận chuyển hàng đến địa điểm nhập hàng
• Kiểm tra chất lượng
• Lưu kho

Hoạt động xuất hàng (Delivery Orders) diễn ra khi kho tiến hành vận chuyển hàng đến khách hàng bằng thông tin đơn hàng từ module Bán hàng (Sale). Quy trình xuất kho đầy đủ nhất bao gồm 3 bước:

• Đóng gói
• Vận chuyển hàng đến địa điểm xuất hàng
• Giao hàng tới kho/địa chỉ của khách hàng

Dịch chuyển nội bộ (Internal Transfers) diễn ra khi doanh nghiệp sở hữu nhiều kho khác nhau mà muốn điều chuyển hàng hoá từ kho này sang kho khác để đảm bảo lượng tồn kho, xử lý sự cố hoặc nguyên nhân khác.

4. Thiết lập quy tắc tái cung ứng

Sản xuất theo đơn đặt hàng (Make To Order: MTO) là quy tắc khi có đơn đặt hàng thì mới làm (sau khi nhận được đơn hàng của khách hàng mới tiến hành sản xuất): có thiết kế gốc, nhưng vẫn có thể thêm một số chi tiết đặc trưng dành cho khách hàng lớn mua với số lượng lớn, doanh nghiệp chỉ sản xuất ra sản phẩm khi khách hàng có đơn đặt hàng cho doanh nghiệp. Đa số các sản phẩm MTO đều mang giá trị cao, thời gian làm ra sản phẩm dài hơn, sản phẩm có thể bị lỗi thời theo thời gian. Ví dụ như sách đặc thù sách dùng trong nội bộ doanh nghiệp hoặc sách chuyên ngành…)

Sản xuất để lưu kho (Make To Stock – MTS) là quy tắc sản xuất với mục đích duy trì lượng tồn kho tối thiểu, dự trữ hàng hóa cho những dịp đặc biệt, những mặt hàng có nhu cầu tăng đột biến hoặc những sản phẩm tiêu dùng nhanh, thời quay vòng của sản phẩm cao. Doanh nghiệp sản xuất sản phẩm trước khi khách hàng có nhu cầu. Sản phẩm được lưu kho, sau đó được đem phân phối và bán cho khách hàng, Các sản phẩm theo dạng MTS thường có giá bán rẻ, nhu cầu thiết yếu cho cuộc sống. Những sản phẩm phù hợp để sản xuất theo mô hình này là những mặt hàng như kem đánh răng, thức uống đóng chai, dầu gội, sữa tắm…

Trên đây là 4 chức năng thiết yếu của phần mềm quản lý Kho vận trong hệ thống ERP. Do tính phức tạp và đặc thù của nghiệp vụ cung ứng nên các doanh nghiệp cần cân nhắc kĩ càng để lựa chọn phần mềm phù hợp có thể đảm bảo vận hành tốt, đáp ứng được yêu cầu nghiệp vụ trong một thời gian dài.