5 module cần thiết của một hệ thống ERP

Khi tiến hành phân tích nghiệp vụ để xây dựng hệ thống ERP, doanh nghiệp cần định nghĩa rõ những tính năng, phân mảng mình cần để quá trình thực hiện được trơn tru nhất. Đặc biệt không được bỏ sót những nghiệp vụ tối quan trọng cho việc vận hành hàng ngày của doanh nghiệp. Sau đây là 5 module lớn cần phải có trong hầu hết các hệ thống ERP:

1. CRM (Quản lý quan hệ khách hàng)

Quá trình kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm rất nhiều tương tác với khách hàng, từ việc tele-sale, chăm sóc khách hàng, tư vấn bán hàng đến tương tác trực tiếp tại cửa hàng. Tất cả thông tin về khách hàng cần được lưu trữ để tối ưu cho việc truy cập nhanh, trực quan, đầy đủ thông tin quan trọng để phục vụ cho việc bán hàng sau này. Không chỉ khách hàng sẵn có mà CRM cần quản lý được các khách hàng tiềm năng (lead) một cách thông minh, hiệu quả để liên hệ, chăm sóc, đưa khách hàng xuống tầng sâu hơn trong phễu marketing, dẫn đến đạt được mục đích cuối cùng là gia tăng doanh thu cho doanh nghiệp và biến khách hàng thành khách hàng trung thành.

2. Sales, POS (Quản lý bán hàng)

Phần mềm Sales, POS (Point of Sales) giúp nhân viên quản lý hiệu quả hoạt động bán hàng online, bán hàng tại cửa hàng, bao gồm các bước tạo đơn hàng, xuất hoá đơn, xem báo cáo đơn hàng để nắm được tình hình hoạt động của cửa hàng. Việc sử dụng phần mềm POS của nhân viên rất dễ xảy ra sai sót, gây ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng, thậm chí còn có trường hợp gian lận, thất thoát. Do đó cần đầu tư mạnh về mặt logic phần mềm chặt chẽ để hạn chế tối đa các trường hợp không mong muốn này. Module Sale còn bao gồm việc theo dõi trạng thái đơn hàng như đang đóng gói, đang giao hàng để đảm bảo khách nhận được hàng trong thời gian ngắn nhất.

3. Accounting (Kế toán)

Phần mềm kế toán giúp bộ phận kế toán của công ty quản lý công việc một cách đơn giản hơn bằng cách hỗ trợ xử lý các nghiệp vụ cơ bản như: kết nối với ngân hàng, tạo và gửi hoá đơn cho khách hàng, đối tác, tích hợp với các bên mua & bán hàng, có báo cáo về kế toán quản trị, … Module kế toán cho phép ban giám đốc có cái nhìn trực quan và chính xác nhất về sức khoẻ tài chính, dòng tiền doanh nghiệp, các nghĩa vụ nợ phải trả, các hạng mục chi tiêu quá ngân sách, từ đó đề ra các giải pháp phù hợp để tiết giảm chi phí và tối đa hoá lợi nhuận.

4. Inventory (Cung ứng, quản lý kho hàng)

Module cung ứng đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực sản xuất, phân phối, bán lẻ, các doanh nghiệp nằm trong chuỗi cung ứng sản phẩm từ nguồn sản xuất đến tận tay khách hàng, Quản lý kho hàng dựa trên cấu trúc vị trí thứ bậc, từ kho hàng đến các tầng lưu trữ. Hệ thống ghi sổ kép cung cấp thông tin quản lý tồn kho đối với hàng hóa mua vào (từ nhà cung cấp), hàng bán ra (giao cho người mua) cũng như các sản phẩm từ khâu sản xuất. Đặc biệt, kho tại cửa hàng rất dễ xảy ra thất thoát nên các nghiệp vụ liên quan đến quản lý tồn kho, kiểm tồn cần được kiểm soát chặt chẽ bằng phần mềm.

5. Employees, HR (Quản lý nhân sự)

Module HR cho phép doanh nghiệp quản lý các khía cạnh quan trọng của nhân viên và các thông tin chi tiết như kỹ năng, thông tin liên lạc, thời gian làm việc, mã số bảo hiểm, v.v… đồng thời cung cấp một danh sách nhân viên (có khả năng phân loại, gắn thẻ, v.v.) để hỗ trợ việc quản lý nhân sự. Phân hệ phần mềm này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp quy mô lớn, lên đến hàng nghìn nhân sự.

Việc quản lý truyền thống bằng Excel có thể là đủ với các doanh nghiệp nhỏ, mới thành lập. Nếu đã xác định mở rộng về mặt quy mô để đáp ứng lượng khách hàng lớn thì cần có sự đầu tư bài bản, có chiều sâu về hệ thống CNTT đến từ đội ngũ quản lý. Có thế thì doanh nghiệp mới có thể phát triển lớn mạnh trong thời gian dài được.